无纸化会议系统功能与运用场景

  随着当今社会的迅猛发展,传统的会议模式已经无法满足各企事业单位对会议的需求。同时,随着人们环保意识的增强,以及各行业对办公模式需求的不断升级,现代化、信息化建设步伐的加快,无纸化办公已经由概念逐渐应用到多个行业领域中,尤其是政府,党政机关单位。


  会前管理:对会议概况信息、参会人员、位置编排、会议流程、会议文件、投票表决和会议权限等进行设置和管理;控制所有主机统一开关机,统一进入/退出会议系统。


  会议签到:实现所有参会人员电子签到,自动记录、统计会议出席情况,签到同时自动下载会议文件。


  同屏管理:实现发言人与每位参会人员的桌面同步共享。同步时,支持手写批注、圈划。


  电子白板:用于会议讨论,参会人员可同时在电子白板上进行圈划、书写;支持在白板上打开图片和设计图纸;参会人员实时共享白板上书写的内容。

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  电子桌牌:会议秘书在后台对参会人员的座位进行编排、调整,具有会议室座位示意图编辑功能;参会人员在会中可以浏览其他参会人员的位置;会议秘书录入座位号对应的姓名后,电子桌牌自动更新。


  会议签到:实现所有参会人员电子签到,自动记录、统计会议出席情况,签到同时自动下载会议文件。


  会议记录:替代传统的纸质会议本,方便参会者迅速做会议记录。支持电脑分屏显示,参会人员可边观看发言人共享屏幕,边做会议记录。


  文件分发:本次会议文件的列表、分类可供参会者查阅、讨论。支持文件上传、分发、修改,自动生成会签文件;参会人员会前准备的个人发言资料,可通过U盘加载到本地,无需事先提交,发言时可共享。


  投票表决:会议现场表决功能,支持不记名单选和多选投票,支持说明性投票、投票倒计时提示等,可快速统计投票结果,以数字和示意图形式显示。


  会议服务:参会人员即时通讯工具,支持一对一和一对多人的信息交流,收到信息后闪动提醒;可提醒会务人员对会议进行各种服务,如:添茶水,需要笔、纸等。


  集中控制:会议中可以控制外部设备,如:投影或大屏、幕布、灯光等。