企业无纸化会议系统的实现分析

  会议系统前在很多大型企业已经逐渐应用并备受青睐,企业无纸化会议系统功能全面、效率快,还能节约纸张资源,从而提高执行力和信息沟通水平,为促进企业科学发展提供了技术保障,因此根据企业发展需要构建企业无纸化会议系统是必要的,也是可行的。


  一、企业会议系统现状


  部分企业在开会前,工作人员需要打印大量会议资料和桌面席卡,会前的准备过程繁琐,工作量大且缺乏应变能力;会场排位手工管理、机动性差、效率低。会议签到、表决、会讨、视频、数据服务等系统相互独立,规模庞大,集成性差:会中文件量大,分发效率不高;与会人员交互时需要操作多套设备(音频、视频、文件操作等),增加系统使用难度。与会人员桌面布局复杂,物品繁多凌乱。视频信息集中于传统大屏幕,距离远者观看困难,且不便实时交互;会中与会者对资料的修改、批注、意见等情况难以归纳记录,与会者讨论、投票表决等内容无法自动保存等,与会者与服务人员间沟通不顺畅:会后一方面与会者携带资料离场,企业重大机密信息可能存在泄密风险进而导致重大商业损失,另一方面会后资料的收集、管理也会耗费大量人力、物力且会造成大量纸张浪费。


  二、无纸化会议系统的意义

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  无纸化会议系统是自动化数字化操作系统,所有电子版会议资料都能够进行终端浏览及操作,明确与会者职能和授权。服务器端设定排位信息后直接更新到各终端,无需人工干预。无纸化终端集成各种会议服务功能,一台终端满足与会人员各种需求。与会人员仅操作无纸化终端,触摸屏操作简单灵活便捷。桌面整洁有序,美观大方。与会人员可操作个人终端,调整更佳视角,不再为距离苦恼。归档方式可自由选择、将讨论的会议文件重点做上标注、便于会后整理、存档。会议呼叫一键完成,不再干扰会议进程。会议资料浏览、下载权限由管理员控制,独创保密方案确保信息安全,防黑客设计保障会议不受干扰,有助于实现无纸化办公,全力推行电子政务,推进企业现代化建设。


  三、无纸化会议系统基本构成要素、功能特点分析


  无纸化会议系统由三大部分组成:服务器端、会务端和客户终端。其中服务器端可实现会议申请、会议审批、会议管理等功能,操作人员只要操作网络中的任意一台电脑,用管理员的身份登录系统,就可以完成会议前和会议后所提供的全部管理操作,方便系统的使用与维护。会务端是会议过程中的操作端,负责会议运行过程中的资料上传、界面共享的切换、表决议题的发起等操作。客户终端是与会者客户端运行的界面,可实现会议签到、会议信息浏览、会议布局浏览、与会人员信息查询、会议资料交流、界面共享、投票表决、网上浏览、视频点播、资料导出、呼叫服务等功能。


  移动无纸化会议系统适用于有移动会议及无纸化会议的企业,从目前的运行情况反馈,系统运行稳定可靠,满足使用单位的移动会议及无纸化会议的需求。